• Benedikt Baldauf

5 einfache Schritte, wie du dein Leben strukturierst

Dieser Beitrag geht raus an alle Studierenden, an die die im Homeoffice sind und die Selbstständigen, die ihre Arbeit remote machen. Bis vor Corona hatte jeder seinen strukturierten Stundenplan oder Arbeitstag. Dass sich das geändert hat, ist nicht neu.

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Ich konnte die Vorzüge der "Remote Work" beziehungsweise "Remote Studying" auch schon genießen. So konnte ich während des Semesters einen Monat in Portugal verbringen. Es gibt aber neben den ganzen Vorteilen auch Anpassungen, die jeder machen muss. Man muss sich selbst strukturieren. Der strukturierte Alltag von Job oder Uni ist weg. Und es ist erstmal egal, wann man aufsteht und seine Arbeit macht. Die Arbeit muss jedoch gemacht werden. Deswegen hab ich hier fünf Tipps (aus eigener Erfahrung) zusammengefasst, die dir Struktur in dein Leben bringen, deine Produktivität fördern und dir mehr Zeit für das lassen, was du am Liebsten tust:

1 Starte deinen Tag richtig

Du brauchst eine Morgenroutine. Du kennst sicher die Instagramposts über "Morning routines of billionaires" oder "Wie Elon Musk seinen Tag startet". Da ist auch etwas dran.


Wenn du deinen Tag jeden Tag gleich startest, bringt dir das Struktur in deinen Alltag. Dein Gehirn stellt sich darauf ein und durch die Macht der Gewohnheiten fällt es dir mit der Zeit leichter aufzustehen und deine Arbeit zu beginnen.

Was du in deiner Morgenroutine machen könntest:


Wache erholt auf. Wenn du es kannst, wache natürlich auf oder nutze einen Wecker. Dann ist das Risiko geringer, als erstes auf dein Smartphone zuschauen.


Verlasse lieber erstmal deine eigenen vier Wände. Mache Sport oder gehe zum Bäcker.


Starte mit einer Affirmation. Affirmationen sind kurze, prägnante Formulierungen, die dich auf ein bestimmtes Ziel manifestieren. Gut für ein positives Mindset am Morgen.


Zum Beispiel:

  • „Ich habe die Kraft, meine Ziele zu erreichen.“

  • "Ich lasse alles los, was zwischen mir und meinem inneren Frieden steht."

Hier gibt's noch mehr gute Affirmationen.



2 Finde deine produktivsten Stunden

Deine produktivsten Stunden zu finden ist essentiell. Du kennst sicher Freunde, die bis in die späten Nachtstunden arbeiten können oder die die am Morgen schon richtig Gas geben. Diese haben unterschiedliche produktive Stunden.


In diesen Stunden solltest dein Handy weglegen und dich deinen zwei wichtigsten Aufgaben des Tages widmen. Du wirst sehen, dass du viel effektiver arbeitest und schneller fertig wirst. Das Gegenteil von produktiven Stunden ist wahrscheinlich das Mittagstief. Kurz nach dem Mittagessen ist man anfällig dafür müde und unkonzentriert zu sein.

Setze dir deine Meetings in den Zeitraum von 12-14 Uhr.

Pro-Tipp: Setze dir deine Meetings in den Zeitraum von 12-14 Uhr. Ein fester Termin wiedersagt deinem Gefühl einen Nap machen zu müssen. Und danach bist du meist wieder fit, deine wichtige Arbeit zu machen.

Wann bist du am produktivsten? Finde es raus.



3 Setze dir Time Blocker

Ergänzend zu deinen produktiven Stunden hilft es ungemein sich Time Blocker zu setzen. Time Blocker kannst du am Tag davor oder am besten in der Wochenplanung in deinen Kalender eintragen. Plane deine Aufgaben und setze dir Abschnitte von z.B. 2h, in der du nichts anderes machst als diese Aufgabe zu bearbeiten.

Blocke deine produktiven Stunden, blocke deine wichtigen Meetings oder Vorlesungen.

Und vergiss nicht deine Pausen auch zu blocken, dazu gleich mehr.


Wichtig ist hier, dass du deine Ablenkungen auf ein Maximum reduzierst. Leg dein Handy weg und suche dir einen Ort, an dem du ruhig und ungestört arbeiten kannst.



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4 Nimm dir aktiv Pausen

Zwischen den Time Blockern solltest du dir aktiv Pausen einplanen. Ganz abgesehen davon, dass niemand den ganzen Tag auf höchstem Level arbeiten kann, haben Pausen noch einen weiteren, sehr positiven Effekt.

Denn Pausen helfen deinem Gehirn, das vorher Geschehene abzuschließen und sich danach ganz auf das Neue zu konzentrieren.


In einer Studie aus dem Jahr 2012 stellten Mary Helen Immordino-Yang und ihre Kollegen von der USC (University of Southern California) und dem MIT (Massachusetts Institute of Technology) fest, dass wiederholte Pausen Stress verringern, die Produktivität erhöhen und die Gehirnfunktion steigern.


Plane dir Pausen für einen kurzen Spaziergang oder dein Workout ein. Oder mach dir eine Tasse Tee und lies ein Buch für 20 Minuten.

5 Beende deinen Tag gleich

Schließe deinen Arbeitstag immer gleich ab. Genau so wie du die Morgenroutine nach dem Aufwachen machst, ist es hilfreich eine gewisse Routine am Abend zu etablieren.

Sie hilft dir deinen nächsten Tag zu planen und gelassen in den Feierabend zu starten.


Was du machen kannst:

  • Räume deinen Schreibtisch auf.

  • Reflektiere, was du geschafft hast.

  • Schließe alle arbeitsrelevanten Tabs (Slack, LinkedIn, Email...).

  • Mach dir eine To-Do-Liste für den nächsten Tag.

  • Schalte deinen PC aus.

Es wäre natürlich verlockend, sich wegen der Arbeit jetzt noch Sorgen zu machen. Aber wie Pausen esentiell sind, ist es genau so wichtig am Abend ganz abzuschalten.



So mach ich das - Best Practice:


7-9: Workout, Duschen, Frühstück machen


9-12: Bearbeitung der Aufgabe mit höchster Priorität = meine produktivsten Stunden


kurze Pause


12.15-13: Emails, Social Media beantworten


13-14: Ich esse Mittag und mache mich auf den Weg in einen Coworkingspace


14-17: Bearbeitung der Aufgabe mit zweithöchster Priorität


17-18: Meetings mit dem Team


DONE


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Eine gute Arbeitsumgebung ist motivierend.


Welche Unterstützung kann ich mir holen?

Du denkst dir jetzt vielleicht, "Am Anfang ist das alles ein bisschen zu viel" und "Wo soll ich da anfangen?". Oder du hast schonmal versucht eine Morgenroutine aufzubauen, aber es hat einfach nicht geklappt.


Keine Sorge. Mir gings nicht anders. Es braucht, wie alles, eine gute Portion Übung und Durchhaltevermögen.


Und mit ein paar Tricks gehts noch viel leichter. Hier hab ich dir drei Tools zusammengefasst, wie du noch strukturierter wirst:


  • Mach dir eine Exceltabelle und schreib dir auf, was du wann gemacht hast. Tracke also dein Leben. Am Wochenende kannst du es analysieren, dann fällt es dir leichter zu erkennen, wo du dich noch verbessern kannst. Wir im Team, haben es genauso gemacht!


  • Verwende den Google Calendar. Mit dem Tool von Google, ist das Timeblocking ganz leicht. Coole Beispiele, wie das aussehen kann, findest du hier.


  • Oder nutze unsere App Ryta. Sie hilft dir aktiv bei deiner Tages- und Wochenplanung. Du hast immer deine "größeren Ziele" im Blick und wirst motivierter sein, deinen Tag strukturiert anzugehen. Wenn du speziell Schwierigkeiten hast deine Morgenroutine zu etablieren oder du schnell abgelenkt bist, berät dich Ryta individuell und persönlich. Neugierig, dann lege gleich los!

Deinen Tag zu strukturieren ist sinnvoll. Es hilft dir im Großen auch dein Leben zu strukturieren, da ein Tag dafür die kleinste messbare Einheit ist.

Du solltest trotzdem nicht zu streng mit dir sein und die Strukturierung deines Alltags als Prozess sehen. Wichtig ist, dass du den ersten Schritt machst und beginnst. Mit der Zeit wirst du besser und deine Struktur wird dir leichter fallen.